Vom Poster oder Board in den OKR Companion

So läuft ein OKR Planning ab

Der Workshop, in dem die OKR-Sets für den nächsten Zyklus entstehen – nach der Methodik aus unserem Buch „OKR kompakt"*.

Das OKR Planning findet vor Beginn des neuen Zyklus statt. Pro Ebene und Team entstehen dabei zwei bis vier OKR-Sets, jedes mit einem Objective und seinen Key Results. Abgeschlossen ist das Planning erst, wenn die Sets erstellt, verhandelt, abgestimmt, dokumentiert und veröffentlicht sind – und das Team sie wirklich trägt.

Die Agenda

1. Leitbild präsentieren. Vision, Purpose, Mission und Werte – damit alle vom selben Bild ausgehen.
2. Fokusthemen sammeln und priorisieren. Oben kommen die Themen aus Strategie und Jahresroadmap, auf den Ebenen darunter die OKR-Ziele der übergeordneten Ebene, lokale Strategien, KPI-Entwicklungen und Erkenntnisse aus Review und Retrospektive.
3. OKR-Sets draften. Entwürfe entstehen, Basis- und Zielwerte dürfen zunächst Platzhalter sein.
4. OKR-Sets verfeinern. Messbarkeit, Werte, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten klären. Was nicht wichtig und dringend ist, wandert ins OKR-Backlog.

Dauer, Zeitpunkt und Vorbereitung

Rechnet mit vier Stunden, konsequent getimeboxt; auf Unternehmensebene bis zu einem Tag. Sind die Daten noch nicht belastbar, teilt das Planning in OKR Drafting und OKR Refinement zu je zwei Stunden an zwei Tagen – dazwischen Rücksprachen, Recherche und einmal darüber schlafen.

Auf Unternehmensebene liegt das Planning etwa zwei Wochen vor dem Zykluswechsel, danach folgen die Ebenen darunter. Spätestens zwei Wochen nach dem Wechsel sollten alle Sets stehen. Vorbereitet wird es von allen: Strategie, Jahresroadmap und MOALs sichten, die aktuellen Performance-Daten ansehen und die Sets des letzten Zyklus prüfen. Was offen blieb, wird nicht per Copy-and-paste übernommen, sondern hinterfragt: Warum hat es nicht geklappt, und ist es jetzt noch wichtig und dringend?

Vollständige Sets aus sechs Bereichen – als Orientierung für das eigene Drafting – stehen unter OKR Beispiele.

Womit ihr dabei arbeitet

Arbeitet im Planning mit OKR-Poster oder Whiteboard, nicht direkt im Excel-Sheet oder im OKR-Tool: Das Planning ist ein Kreativprozess, und das Tool bremst ihn. Erst am Ende wandern die Sets ins vereinbarte Medium. Genau an dieser Stelle setzt der OKR Companion an – mit den beiden Wegen unten.

KI-Tools helfen als Eisbrecher zu Beginn oder wenn sich das Team festgefahren hat. Entscheidend ist dabei: Nicht die Maschine diktiert die Ziele, sondern das Team erstellt sie mit ihrer Hilfe – sonst entsteht weder Verpflichtung noch Motivation. Wie ihr mit den Ergebnissen umgeht, steht unter Vor dem Handeln prüfen.

Übrigens: Ob ihr mit dem Objective, den Key Results oder Tasks beginnt, ist Typsache. Visionäre starten beim Objective, zahlenorientierte Menschen bei den Key Results, umsetzungsorientierte bei den Tasks – wichtig ist nur, dass am Ende der Outcome steht und nicht die Aufgabenliste.

Die Moderation übernimmt in der Regel der OKR Coach oder OKR Master. Wenn ihr OKR neu einführt oder die Moderation abgeben wollt, begleiten euch die OKR Experten im Workshop.
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Handy als Kamera

Im Workshop entstehen die OKR-Sets an der Wand: Poster, Post-its, Stifte. Mit dem Handy als Kamera wandern sie in Sekunden in den OKR Companion, während das Team am Beamer mitliest und direkt mitdiskutiert.

1. OKR-Sets an der Wand erarbeiten. Ihr arbeitet wie gewohnt mit OKR-Poster, Post-its und Stiften. Den OKR-Canvas als Druckvorlage ladet ihr ab Companion Pro direkt in der App herunter (Profil & Einstellungen). Für den Workshop lohnt sich ein großer Druck: als Plakat Doppel-A0 quer (1590 × 1135 mm), einseitig farbig (4/0), zum Beispiel bei wir-machen-druck.de. Handschrift, Pfeile und Durchstreichungen sind kein Problem – genau dafür ist die Texterkennung da.
2. Companion am Rechner öffnen und teilen. Du nutzt den OKR Companion am Mac- oder Windows-Rechner und gibst deinen Bildschirm über Beamer oder TV auf die Leinwand. So sieht das Team jeden Schritt mit.
3. Handy koppeln. Im Chat auf das Handy-Symbol tippen. Es erscheint ein QR-Code, dann sind es vier Schritte am Handy:
   1. QR-Code mit der Handy-Kamera scannen
   2. Kamera-Zugriff im Browser erlauben
   3. Fotos aufnehmen
   4. Hier auswählen – das Foto landet im Chat
   Auf dem Handy wird nichts installiert, es läuft alles im Handy-Browser. Die Kopplung gilt 15 Minuten; in dieser Zeit kannst du beliebig viele Fotos schicken.
4. Foto auswählen und Auftrag ergänzen. Das Bild hängt im Chat. Schreib dazu, was passieren soll – zum Beispiel: „Lies das OKR-Set vom Poster, prüfe die Key Results auf Messbarkeit und schlage für jedes einen Ausgangs- und Zielwert vor."
5. Gemeinsam am Beamer weiterarbeiten. Das Team sieht den Vorschlag, ihr diskutiert, ihr lasst Alternativen erzeugen und schärft nach. Die Entscheidung trefft weiterhin ihr.
6. Ergebnis übernehmen. Über Kopieren landet das OKR-Set in der Zwischenablage – fertig für eure Excel-Vorlage, Confluence oder euer OKR-Tool.

Screenshot aus dem digitalen Board

Ihr plant verteilt in Miro, Mural oder Conceptboard. Statt der Kamera liefert der Bildschirm das Bild: Ausschnitt aufnehmen, in den Chat einfügen, gemeinsam schärfen – im Call sehen alle dasselbe.

1. Im digitalen Board arbeiten. Ihr sammelt eure Entwürfe wie gewohnt auf dem Whiteboard. Den OKR-Canvas könnt ihr auch hier nutzen: Das PDF ladet ihr ab Companion Pro in der App herunter (Profil & Einstellungen) und legt es in Miro, Mural oder Conceptboard als Vorlage ins Board – die Post-its kommen dann digital darauf.
2. Screenshot machen. Am Mac mit ⌘+⇧+4, unter Windows mit Win+⇧+S. Es genügt der Ausschnitt mit dem OKR-Set.
3. In den Chat einfügen. Im OKR Companion ins Eingabefeld klicken und einfügen: ⌘+V am Mac, Strg+V unter Windows. Das Bild hängt sofort als Anhang an deiner Nachricht.
4. Auftrag ergänzen und besprechen. Prompt dazuschreiben, Vorschlag im Call teilen, gemeinsam schärfen.
5. Mit Kopieren zurück ins Board oder direkt in euer OKR-Tool.